In deze stap gaan we bepalen hoe we deze activiteit gaan begeleiden. In de lerarenopleiding noemt men dit het maken van de lesvoorbereiding, in de outdoor spreken we eerder van “het activiteitsverloop uitwerken”.

De eigenschappen van de groep-activiteit-gids factoren

We onderscheiden 3 factoren die een grote invloed kunnen uitoefenen op het activiteitsverloop. Het eerste wat we doen is de eigenschappen overlopen van elk van deze factoren en hoe ze het begeleiden makkelijker of moeilijker kunnen maken.

Eigenschappen van de groep:

• hoeveel deelnemers telt de groep, groepsgrootte
• leeftijd van de deelnemers; zijn kleine kinderen bij, zijn het allemaal tieners, zijn het enkel volwassenen of zijn het gezinnen (ttz een mix van alle leeftijden)
• niveau van de deelnemers; hebben ze reeds ervaring met deze activiteit of zijn het allemaal beginners
• conditie en durf van de deelnemers; zijn het deelnemers die geregeld aan sport doen of zo goed als nooit
• is het een homogene groep of moet je rekening houden met grote verschillen binnen de groep, verschillen in ervaring, leeftijd, conditie, durf,…

Eigenschappen van de activiteit:

• hoe lang duurt de activiteit en zijn er mogelijkheden om ze in te korten
• hoe intensief is de activiteit, is een goede conditie noodzakelijk, is ervaring noodzakelijk?
• locatie & bereikbaarheid; hoe afgelegen is het, is er gsm bereik, hoe makkelijk kan je externe hulp inroepen?
• overzichtelijk? hoe makkelijk of moeilijk kan je het volledige overzicht over de groep behouden tijdens de activiteit, zijn er gevaarlijke punten waar je steeds iedereen samen moet hebben alvorens je dit punt veilig kan passeren…
• veel stress-punten en hoe stressy? kent de activiteit verschillende momenten of passages die extra aandacht en organisatie vragen?

Eigenschappen van de gidsen/begeleiders:

• sta je er alleen voor of heb je collega’s die actief mee helpen begeleiden
• niveau en kwalificaties van de begeleiders (inclusief jezelf): hoeveel ervaring heeft wie, welke opleidingen heeft wie afgewerkt, hoe lang is het geleden dat  je laatst deze activiteit hebt begeleid,…
• bevoegdheden van de begeleiders, wie heeft welke autorisaties in het begeleidersteam

Activiteitsverloop uitwerken: visualisatie & tijdsplanning

Met de kennis van bovenstaande eigenschappen betreffende jouw activiteit kan je het activiteitsverloop uitschrijven. Doorloop volgende stappen en confronteer iedere stap met de eigenschappen van de factoren groep-activiteit-gidsen en probeer zo goed mogelijk te visualiseren hoe het best kan verlopen. Maak ook duidelijk hoeveel tijd je voor iedere stap nodig zal hebben tot je een chronologisch tijdsverloop bekomt van de stappen die je die dag zal ondernemen.

Beschrijf en time volgende stappen:

1. Transport naar de start v/d activiteit (nodige wagens, chauffeurs, waar verzamelen, hoe lang, hoe ervoor zorgen dat iedere wagen aankomt,…)
2. Materiaal verdelen bij start activiteit (waar gaan we dit doen, hoe briefen we dit, wie doet dit,…)
3. Aanloop naar de start (hoe lang, wie leidt, wanneer eten, rusten,…)
4. Neem het verloop van de activiteit chronologisch door en verdeel in:
   • Controle punten: wanneer is goed overzicht verplicht, om de hoeveel tijd wil je volledig overzicht, hoe krijg je de info van achter naar voor,…
   • Rust punten: wanneer en waar wordt er gerust, zijn er extra rustplaatsen mogelijk indien de groep dit nodig heeft,…
   • Stress punten: waar en wanneer zijn de moeilijke punten die extra organisatie nodig hebben, schrijf uit hoe je die gaat aanpakken (een actieplan per stresspunt), waar moet iedereen staan, wat moeten andere gidsen doen, waar extra briefen,…
5. Terugkeer en opruimen: hoe verloopt het materiaal verzamelen op einde activiteit, hoe verloopt het transport terug, hoe geraakt het materiaal terug proper in het materiaalkot, wie controleert op beschadiging,..

Je activiteitsverloop bevat steeds een duidelijke timing, vb;

• 10u verzamel aan auto afspraakplaats
• 10u15 – 10u45 rijden naar parking activiteit
• 10u45 – 11u15 materiaal uitdelen, auto’s afsluiten, eten verdelen
• 11u15 – 11u40 wandel naar start van activiteit
• …..

Geef aan in je tijdsplanning wanneer je wat gaat doen als je in tijdsnood komt door een onvoorzien probleem of gewoon omdat de groep veel trager is dan verwacht. Bijvoorbeeld als we voor 15u30 niet voorbij dit punt zijn dan nemen we deze exit of dan slaan we dit spel of deze rappel over…

Briefings overlopen en inoefenen

Neem in je planning op wanneer je welke briefings gaat geven:

• avond-ervoor briefing
• dag-start briefing
• transport vertrek briefing
• activiteit detail briefing
• iedere detail stresspunt briefing
• terugkeer briefing
• materiaal verzamel briefing,
• evaluatie & afsluit briefing
• …

Check in het activiteit draaiboek welke puntjes er zeker in je briefings moeten zitten. Verzin een paar grappen om aandacht te trekken bij de aanvang van je briefings. Zet een paar bulletpoints op papier en oefen je briefings in.

Probeer een paar weetjes te verzamelen over de omgeving, natuur, de sport, lokale bevolking,… entertainment voor onderweg.

Tip: Initiatie briefings zijn volledig uitgeschreven op de teamsite (draaiboek-initiaties)

Hoe een goeie briefing opbouwen vind je terug in de cursus-begeleiding.

Ongevallenprotocol uitwerken en bespreken

De laatste stap van het activiteitsverloop is actiepunten toevoegen over hoe je gaat reageren wanneer zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Je dient een plan uit te werken over hoe je het gaat aanpakken indien er toch iets fout loopt, een ongeval bijvoorbeeld.

• wie krijgt welk rol in het ongevallen protocol
• hoe gaan we externe communicatie tot stand brengen
• hoe en waar kan er externe hulp ingeroepen worden

Overloop de stresspunten en maak concrete afspraken ivm:

• Opstellingen en overzichten
• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Maak concrete afspraken ivm de interne communicatie tussen de gidsen tijdens de activiteit.

Bespreek en overloop jouw voorbereidingen met de veiligheidscoördinator en de betrokken gidsen zodat iedereen goed op de hoogte is over:

• wat er wanneer gaat gebeuren
• wat van hun wordt verwacht
• wat er zal gebeuren bij “gevaarlijk trage timing”
• welke shortcuts of exits mogelijke opties zijn
• wat van wie wordt verwacht indien het fout loopt
• …